سامانه تصمیم ابزاری نو برای تحقق دولت الکترونیک در نظام اداری کشور - وبلاگ شهبازی

به گزارش وبلاگ شهبازی، سامانه تصمیم هیئت وزیران از مهرماه سال جاری برای ارسال الکترونیکی پیشنهادها و بهبود فرایند رسیدگی به تصمیمات هیئت دولت راه اندازی شد.

به گزارش وبلاگ شهبازی، به نقل از پایگاه اطلاع رسانی دفتر هیئت دولت، درعصر کنونی فرایند تصمیم گیری با پیچیدگی ها و ظرافت های فراوانی همراه است، آنچنان که اخذ تصمیم بدون استفاده از فناوری های روز و تحلیل و آنالیز اطلاعات، اهداف را به صورت مطلوب محقق نمی نماید. سامانه تصمیم، سامانه ای تعاملی بین هیئت دولت و دستگاه های اجرایی و مبتنی بر گردش کار و فرایند است که اطلاعات را بهنگام، برای تصمیم گیری های کلان فراهم می نماید. این سامانه با ایجاد بستر مدیریت دانش، پشتوانه ای کارا در جهت ارتقاء سطح کیفی تحلیل مسائل در مجموعه کمیسیون های هیئت دولت محسوب می گردد.

افزایش سرعت و دقت گردش کار در فرایندهای اجرایی، ایجاد شفافیت در کلیه مراحل رسیدگی به پیشنهادها، افزایش کیفیت تصمیمات هیئت دولت، سرعت بخشی به روند تصویب پیشنهادهای دستگاه ها و استفاده بهینه از منابع سازمان از مهم ترین قابلیت های سامانه تصمیم است. در این سامانه، هر سازمان دارای یک کارتابل الکترونیک اختصاصی برای تمامی اسناد وارده و صادره است. همچنین پرونده پیشنهادها و مصوبات به صورت برخط در شبکه امن دولت در دسترس دستگاه ها نهاده شده است. به عبارت دیگر نسخه های کاغذی و اسکن اسناد از چرخه کاری رسیدگی به پیشنهادها حذف خواهند شد و متن های قابل پردازش در اختیار کارشناسان و پژوهشگران قرار می گیرد.

در سامانه تصمیم، دستگاه ها پیشنهادهای خود را به صورت الکترونیکی در چارچوب تعریف شده برای معاون اول رییس جمهور ارسال می نمایند. این درخواست ها باید شامل متن درخواست پیشنهادی، بیان مساله، اقدامات پیشنهادی، نتایج و آثار مورد انتظار، پیشینه و زمینه سیاستی و توجیه حقوقی پیشنهاد باشد. همچنین سامانه تصمیم این امکان را برای دستگاه ها فراهم می نماید تا انواع فایل های چند رسانه ای و اسناد مرتبط با پیشنهاد را به صورت ضمائم برای تصمیم گیران ارسال نمایند.

تا پیش از راه اندازی این سامانه، دستگاه ها تنها به ارسال متن پیشنهادی به وسیله سامانه پیغام در قالب مکاتبه اکتفا و برای تعداد انگشت شماری از آنها گزارش توجیهی تدوین می کردند، در نتیجه تصمیم گیران مجبور بودند با شرکت در جلسات متعدد اولیه، در جریان ماهیت و موضوع درخواست آن دستگاه قرار گیرند. عدم تهیه گزارش دقیق و کارشناسی شده برای هر پیشنهاد، کار کارشناسی و فرایند آنالیز هر پیشنهاد را پیش از تصویب در جلسه هیئت وزیران طولانی می کرد.

اما در رویه جدید، دستگاه های متقاضی طرح پیشنهادی در دولت باید مساله اصلی پیشنهاد و سایر مستندات خود را با جزییات کامل و دقیق در سامانه، برای ارزیابی و آنالیز اولیه کارشناسان کمیسیون ها و تصمیم گیران به منظور تسریع در روند رسیدگی به درخواست بارگذاری نمایند.

در راستای ارتقاء سطح کیفی تصمیمات، این سامانه امکان رصد مداوم فرایند رسیدگی به پیشنهادها و آخرین تغییرات در وضعیت محتوای پرونده از لحظه ارسال به معاون اول رییس جمهور تا برگزاری جلسات در کمیسیون های تخصصی، فرعی و اصلی دولت را برای کاربران سامانه فراهم می آورد. همچنین دعوت نامه جلسات با جزییات کامل به همراه گزارش ها و پیوست های پیشنهادها به وسیله همین سامانه ارسال می گردد و دستگاه ها می توانند در هر مرحله اقدامات و نتایج استعلام های انجام شده در پرونده پیشنهادهای خود را مشاهده نمایند. از سوی دیگر این سامانه دارای قابلیت اجرای گزارش های مدیریتی متعددی است که مدیران عالی را از وضعیت رسیدگی به پیشنهادها مطلع می سازد. به دلیل ثبت فعالیت ها و گردش کارهای انجام شده، هر حوزه کاری باید پاسخگوی اقدام های خود در روند رسیدگی به پیشنهادات باشد.

در مراحل بعدی، امکان پیگیری هر مصوبه به وسیله این سامانه تعاملی فراهم می گردد تا با آنالیز و ارزیابی چگونگی اجرای هر تصویب نامه، کیفیت نظام تصمیم گیری قوه مجریه ارتقا یابد. به عبارت دیگر برخلاف رویه گذشته، دستگاه های اجرایی باید اقدامات انجام شده برای هر مصوبه را به دولت گزارش نمایند تا هیئت وزیران بتواند به وسیله این بازخوردها در جریان مراحل اجرای تصویب نامه ها قرار گیرد و در صورت احتیاج تصمیمات جدیدی اتخاذ نماید.

دفتر دولت دارای حجم قابل توجه و ارزشمندی از اسناد، مدارک و مکاتبات الکترونیکی است. با تحلیل هوشمندانه بر روی این داده های عظیم، می توان در مسیری نهاده شد که سیاست گذاری ها و برنامه ریزی های کشور واقع بینانه تر و بادقت بالایی صورت پذیرد. در این راستا دفتر دولت با طراحی و ایجاد یک پردازشگر هوشمند متون و جستجوگر با نام متین با بکارگیری هوش مصنوعی و داده کاوی امکان بازیابی هدفمند سوابق را در جهت ارتقاء کیفیت تصمیم سازی برای کمیسیون های دولت فراهم نموده است.

لازم به ذکر است: سامانه تصمیم با نظر معاون اول رییس جمهور و دبیر دولت جایگزین سامانه پیغام شده است و بزودی همه مکاتبه های دفتر هیئت دولت با وزارت خانه ها و سایر دستگاه ها صرفا به وسیله این سامانه انجام می گردد.